Como organizar a papelada da casa

Organizar a papelada da casa é uma tarefa chata, mas necessária. Imagina quando você precisa de um documento e não encontra? Imagina que durante a época do Imposto de Renda, você dá falta de um recibo e deixa de receber a restituição na data por conta disso? Ou ainda, cai na malha fina?

Por isso, é sempre bom separar um tempinho para organizar tudo da melhor maneira. Manter a organização de contas e documentos não dá muito trabalho e facilita muito a sua vida. 

Fato é que uma vez que você organiza tudo, fica muito mais prático manter a organização e encontrar o que precisa. A manutenção da organização é simples, desde que você não “deixe pra lá” e transforme tudo em bagunça outra vez. 

O que fazer para organizar a papelada da casa

O primeiro passo é sem dúvida juntar todos os papéis que precisa organizar: documentos, recibos, documentos de saúde, boletos, formulários, etc. Uma dica é pegar uma caixa e sair recolhendo pela casa tudo que encontrar pela frente. Não importa agora, se precisará guardá-los ou não. 

Como todos os papéis em mãos, separe-os primeiramente em pilhas. Em uma delas, coloque todos que forem pessoais, em outra coloque todos que são relacionados a sua casa e caso tenha uma empresa, separe os documentos relacionados a ela em uma outra pilha. 

Hora de analisar o que pode ser destacado

Agora, em cada pilha, analise tudo que pode ser descartado. É muito comum guardarmos papéis na correria, sendo que sequer são necessários. 

É hora de fazermos uma nova separação nos papéis. Agora, vamos separar da seguinte forma:

Pegue a pilha de documentos pessoais, por exemplo:

Separe documentos que precisam ser guardados e que precisam ficar em fácil acesso como certidões de nascimento, certidões de casamento, Passaportes, RGs, CPFs, diplomas, certificados, etc.

O ideal é que você já tenha uma pasta para estes documentos em especial. Aí fica ao seu critério. Algumas pessoas preferem pastas catálogo, outras já optam por pastas sanfonadas ou apenas pastas de arquivos comuns. Faça uma identificação na pasta que você saiba o conteúdo dela. 

Para recibos de despesas pessoais como recibos de aluguel, prestação da casa, contas de serviços, boletos de cartões de crédito, o ideal é que eles fiquem separados dos documentos pessoais e guardados em uma pasta do tipo sanfonada. 

Por que uma pasta sanfonada?

Porque ela vai facilitar muito a sua vida na hora do descarte de recibos. Alguns recibos precisam ser guardados por no máximo um ano. Após este prazo, a empresa prestadora do serviço é obrigada a enviar para o cliente, uma carta de quitação. Assim que recebe esta carta, basta guardar este único documento e assim poderá descartar todos os recibos do último ano referente ao serviço. 

Quais os documentos e recibos que precisam ser guardados por cinco anos?

Alguns recibos e documentos precisam ser arquivados por um prazo maior, justamente por não enviarem esta carta de quitação. 

Alguns exemplos:

• recibos de Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)
• Recibos de Entrega e Declaração do Imposto de Renda
• Recibos de pagamento do IPVA
• Comprovantes de pagamento de aluguel
• Comprovantes de pagamento de condomínio

As cartas de quitação das contas de serviços, também devem ser arquivadas por cinco anos. Após este prazo, podem ser descartadas. 

Depois de fazer isso com todas as categorias de documentos e recibos que você tem, não se esqueça de colocar identificação em todas as pastas e caixas de arquivos. 

Para quem ficar com receio de descartar as cartas de quitação após o prazo estipulado, é digitalizá-las. É possível escanear os documentos usando o próprio celular com aplicativos como o CamScanner (Android) ou Scanner Pro (iOS) e armazená-los no Google Drive, por exemplo. 

Como organizar a papelada de crianças e adolescentes em idade escolar?

Já não organizar a papelada da casa que toma bastante tempo, quem tem crianças e adolescentes em idade escolar, ainda precisa encontrar uma forma de organizar também os trabalhos escolares, testes e provas.

Mas também é bem fácil. Separe uma pasta exclusiva para guardar os trabalhos, provas e testes durante o ano. Ao final do período, você pode descartá-los ou ainda digitalizar o que for mais importante e também os trabalhos que deseja guardar.

• Veja também: Como tirar cola de etiqueta ou adesivo

O que fazer para não deixar tudo virar uma bagunça novamente?

O ideal é que você tenha uma “caixa de entrada”, que pode ser uma pasta, uma gaveta, uma caixa, não importa. Deve ser um local para que deposite ali tudo que for documentos, boletos e outros A partir daí, programe-se para sempre uma vez por semana, processar o que está nesta caixa de entrada. Desta forma, já separando os documentos, boletos e outros papéis, fica muito mais fácil organizar a papelada da casa.